Kredietkaartverrichtingen en andere onkostennota’s gedigitaliseerd

Steeds meer bedrijven zetten vandaag de dag de stap naar digitalisering van onkostennota’s van hun werknemers. Dankzij een recente ruling met de FOD Financiën kan dat vanaf nu met de nodige rechtszekerheid. België blijkt pionier te zijn inzake de ontwikkeling van toepasselijke software.

Digitale onkostennota’s, what’s in a name?

Parkeertickets, rekeningen van restaurantbezoeken, bewijzen van taxiritten, betalingen per kredietkaart voor de onderneming, etc. Het vormt een tijdrovend proces voor diegene zijn onkosten wil vergoed zien, alsook voor diegene op de boekhouding die alle ingediende formulieren zorgvuldig moet nakijken en correct moet ingeven in het boekhoudsysteem. Het verzamelen van onkostennota’s vormt niet alleen een tijdrovend proces, het is tevens een proces dat een ondernemingen stevige budgetten vraagt. Vandaar dat een digitalisering van onkostennota’s een flinke tijds- en winstbeparing kunnen opleveren.

De voorbije jaren lijken meer ondernemingen de weg naar digitale onkostennota’s gevonden te hebben. Dit na een twijfelend verleden, waarbij vooral de bestaande rechtsonzekerheid problematisch was. De toepasselijke wetgeving bepaalde immers niet of een dergelijke digitale onkostennota in aanmerking kon worden genomen. Recent hebben de twee grootste aanbieders van digitale onkostennota’s, zijnde het Mechelse Xpenditure en Brusselse MobileXpense, een fiscale ruling verkregen waardoor de diensten met de nodige rechtszekerheid kunnen worden verstrekt. Zowel Xpenditure als MobileXpense stellen dat er nooit een ‘njet’ van de fiscus rond digitale onkostennota’s was, maar dat veel bedrijven terughoudend waren door de afwezigheid van duidelijke regelgeving. MobileXpense biedt reeds sinds 2000 digitalisering van onkostennota’s aan. “Klanten kunnen hun onkosten ingeven via een online toepassing of via een mobiele applicatie, waarmee ze een foto van het bewijsstuk kunnen uploaden”, aldus Patrick Billiet van MobileXpense.

MobileXpense laat ook toe om kredietkaarten van werknemers automatisch aan het onkostensysteem te koppelen. Alle uitgaven via de kredietkaart worden dagelijks binnen het system geupload. Xpenditure dateert van iets latere datum, maar functioneert op gelijke wijze als MobileXpense. Medewerkers kunnen hun onkostennota digitaal indienen, alsook de nodige bewijsstukken digitaal uploaden. Zowel MobileXpense als Xpenditure werken op basis van een automatisch link tussen het onkostensysteem en de boekhouding van de onderneming. Werken met digitale onkostennota’s is geen overbodige luxe en biedt tal van voordelen. “We kunnen bijvoorbeeld de interne regels rond onkostennota’s inbouwen in het systeem, of bepaalde onkosten toewijzen aan een project”, aldus Billiet.

Buitenlandse successen

De successen van de twee Belgische bedrijven gaan ook in het buitenland niet onopgemerkt voorbij. Sinds enkele jaren/maanden boeken de bedrijven flinke winstmarges. Zo is Xpenditure met 40% gegroeid ten opzichte van een jaar geleden en wist het intussen kantoren te openen in New-York en Sao Paulo. Toch blijven ook Belgische bedrijven geïnteresseerd in digitalisering van onkostennota’s. Zo sprong recent Roularta en de Persgroep op de kar van digitale onkostennota’s van Xpenditure. Ook MobileXpense boekt flinke winsten in het buitenland. Ruim 80% van de omzet wordt verwezenlijkt in het buitenland. Verschillende Aziatische ondernemingen (zoals UCB, Canon en Fuji Film) zijn inmiddels klant bij MobileXpense. Grote trekpleister van MobileXpense voor buitenlandse ondernemingen is de geïntegreerde opvolging van relevante wetgeving, wijziging van btw en integratie van de wisselkoers van 170 munten.

Kredietkaartverrichtingen en andere onkostennota’s gedigitaliseerd
4.33 (86.67%) 3 stemmen